Fokus på mødeeffektivitet dur ikke, for vi kan godt lide at mødes

Den anden dag læste jeg et opslag på Linkedin om en virksomhed, der ønskede at forberede deres mødeeffektivitet og havde forsøgt at reducere deres standardmøder med 25 %. Ved en evaluering 3 måneder efter var resultatet, at de følte, de havde mistet overblikket over virksomhedens projekter. Efterfølgende har de fundet et naturligt leje med en reduktion på 15 %.

Det er en god historie på flere måder. Dels at de har minimeret spildtid og optimeret deres procedurer, dels at de efterfølgende har korrigeret for noget, der kunne have haft fatale konsekvenser for virksomhedens overlevelse. De har lyttet til tabet af videndelingen og behovet for mere overblik. Korrektionen er interessant, fordi de netop er gået tilbage til flere møder, hvor de i udgangspunktet som så mange andre har opfattet møder som tidsrøvere. Opfattelsen skyldes, at vi italesætter mødetæthed og mødetræthed som et effektivitetsproblem. Men er det egentlig mødeeffektivitet, det handler om?

Årsagen er menneskelig

Løsningen på oplevelsen af alt for mange møder er: ’Vi skærer i antallet af møder’. Men lige lidt hjælper det desværre. Årsagen er menneskelig; vi kan nemlig godt lide at mødes, for på den måde føler vi, at vi er involveret og således vigtig for sammenhængen.

Ondets rod er for mig at se, at når vi anskuer de (alt for) mange møder gennem effektivitetsbriller, så kommer det til at handle om kvantitet, selvom det ikke er det, der er det reelle ønske. Det er nemlig kvaliteten eller manglen på kvalitet, der peges på. Og når vi taler kvalitet i relation til møder, må vi se på det egentlige formål med at mødes: at udveksle og påvirke. Dét, der sker, når vi taler sammen – og ikke til hinanden. For i bund og grund ønsker vi alle sammen at få lov til at bidrage; på den måde oplever vi nemlig, at vi er en del af helheden og vigtig for sammenhængen.

Så derfor: Hvis du gerne vil have kvalitetsmøder og en værdiskabende mødekultur, så

  1. lad ikke møders frekvens og tidsramme blive defineret af Outlook
  2. undgå en standarddagsorden – sørg for at have en relevant dagsorden tilpasset hvert møde
  3. skab plads til inddragelse, hvor I kan udveksle viden og påvirke beslutninger.

Hvis du er interesseret i at finde ud af, hvordan I kan ændre jeres møderutiner og indføre samtalen som hjørnesten i jeres møder, så book mig på 30 24 84 28.

Vil du være sikker på at få fingre i alle posts om samtalen og de gode råd, så skriv dig op her til serien, som sendes løbende i mit nyhedsbrev.