Den glemte samtale om forventningsafstemning

Der findes en genial bogtitel: “Jytte fra Marketing er desværre gået for idag” – bogen er meget læseværdig, men det er ikke den, det skal handle om nu. Jeg fremhæver titlen, fordi den rammer plet i noget essentielt for virksomheder; nemlig adfærd og dermed forventningsafstemning.

Forventningsafstemning skaber bedre resultater hele vejen rundt

Du har med stor sandsynlighed hørt forklaringerne om, at “Jamen, jeg troede, Lars på lageret klarede det” sagt af Søren fra Salg, og Lars fra Lageret siger “Jamen, jeg troede, at Per fra Produktionen klarede” og så videre, og så videre kører det i ring; jeg ser det i hvert fald meget ofte, når jeg rådgiver virksomheder og ledere om kommunikation, samarbejde og ledelse. Det er et klassisk billede på manglende forventningsafstemning, som vi alt for ofte ‘glemmer’ at foretage. Vi tror, vi ved, hvad de andre gør, eller at vi har samme landkort/forståelse, og det skaber frustration hos alle, når vi opdager, det ikke er sagen.

En del af problemet ligger i, at vi er konfliktsky medarbejdere imellem, og på leder-medarbejderniveau er mange ledere bange for at forvalte den magt, der følger med ansvaret. Undskyldningen er, at “Vi har en flad struktur her”. Men en flad struktur fungerer altså kun, hvis vi ved, hvem der gør hvad hvornår og hvorfor. Punktum.

Det har mange konsekvenser ikke at afstemme forventninger:

  • lav produktivitet og kvalitet
  • demotiverede medarbejdere
  • høj medarbejderomsætning
  • manglende kundeservice
  • dalende omsætning

Og selv skal du som leder bruge meget mere tid på indvendingsbehandling. For du bliver svag i din kommunikation. Og det skaber konflikter mellem dig og din medarbejder.

Tør du være tydelig?

Det at være synlig, tydelig og bevidst om magten betyder, at der er grænser for, hvilke spørgsmål du kan stille, fordi det nemt blive opfattet som et ledende spørgsmål. For eksempel hvis en leder spørger: “Du skal ikke noget vigtigt i weekenden, vel? Så kunne du ikke lige få kigget på det der?”. For medarbejdere kan det være svært at sige nej tak her. Situationen er en helt anden, hvis lederen i stedet for siger: “Jeg har brug for, at du arbejder over i weekenden”. Vær nu ærlig omkring, at du har magten til at pålægge medarbejderen en opgave, og det er så det, du gør lige nu.

Problemet er, at mange ledere er bange for at træde i karakter, fordi de ikke vil være uvenner med nogen. De tror, de skal være gode venner med alle, men faktum er, at det skal de ikke. De ledere, der tør tage magten på sig og være bevidste om den, de har et meget bedre forhold til deres medarbejdere, fordi der er tydelighed og klare linjer. Medarbejderne har sjældent lyst til at have den der helt venskabelige pingpong med deres leder.

Første skridt til  god forventningsafstemning

Selvfølgelig er der knapper, der kan drejes på. Den vigtigste er ikke at falde i fælden, hvor I ikke taler sammen, fordi der er arbejde, der skal gøres!

Når du som leder ikke samtaler med dine medarbejdere, sender du nemlig et signal om, at du er klar til sende evnen til at dele viden og lytte overbord. Og når dine medarbejdere oplever, at de ikke bliver spurgt og lyttet til, mister de deres gejst og lyst til at bidrage positivt.

Recepten er at begynde at dyrke samtalerne – både leder og medarbejder imellem og medarbejdere imellem. For samtalen åbner pr. definition muligheden for meningsudveksling og kan dermed påpege fejl og uhensigtsmæssigheder i beslutninger. Det er gennem samtale, vi finder ud af, hvad de andre gør, og hvordan vores landkort/forståelse (måske) er forskellig. Det er ved hjælp af samtale, vi afstemmer forventninger med hinanden og skaber bedre resultater hele vejen rundt.

Tydelighed i ord, handling og intention

Du kan få hjælp af os hos Interaktion til at få en personlig samtalestrategi, der giver dig tydelighed i ord, handling og intention. En personlig samtalestrategi er et kort intensivt forløb, der består af 3 face to face rådgivning, skriftlig kommunikation om en specifik udfordring og efterfølgende telefonrådgivning om en helt konkret sag, hvor du skal øve dig i at navigere i samtalen. Ring til Thine på 30 24 84 28 og book en aftale.

Hvis du er interesseret i at finde ud af, hvordan I kan blive bedre til at afstemme forventninger og skabe bedre resultater hele vejen rundt, så book mig på 30 24 84 28.

Vil du være sikker på at få fingre i alle posts om samtalen og de gode råd, så skriv dig op her til serien, som sendes løbende i mit nyhedsbrev.